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Rapports annuels

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1997-1998

 

Dépliant de l'ombudsman

Version mai 2002

Version mai 1999

 

Sommaires des recommandations

2015-2016  

1. Afin que le processus de révision de note se réalise dans le respect de l’article 7.12.4 du Règlement des études de premier cycle (R-5) et de l’article 9.9.4 du Règlement des études de cycles supérieurs (R-8) :

Je recommande de concevoir un formulaire, ou autre document semblable, dont les différentes parties correspondent aux prescriptions réglementaires ci-haut mentionnées afin de servir de guide pour la réalisation du mandat ainsi que pour la rédaction du rapport d’un comité de révision de note.

2. Je recommande que la Direction de l’Université, en collaboration avec les Services concernés :

  • - Utilise tous les moyens à leur disposition pour que les personnes transgenres, qui travaillent ou étudient à l’UQAM, puissent le faire dans le respect de leur choix d’identité et d’expression de genre;
  • - Procède aux ajustements informatiques nécessaires afin de permettre l’utilisation d’un nom usuel dans tous les cas où il est légalement possible de le faire;
  • - Effectue une mise à jour de la réglementation institutionnelle en matière de harcèlement afin d’y inclure nommément l’identité et l’expression de genre comme motif de discrimination et de harcèlement interdit à l’UQAM.

2014-2015  

1. Que la Politique relative à la condition et au statut des étudiantes, étudiants de 2e et 3e cycles (constat) soit actualisée (ou remplacée), afin d’assurer la mise enoeuvre des meilleures pratiques d’encadrement des études de cycles supérieurs;

Que, dans le cadre de l’actualisation de la politique, une attention particulière soit portée à l’élaboration de stratégies de prévention et de traitement de problèmes relationnels et académiques propres à la réalisation des études de cycles supérieurs;

Que les facultés adoptent une procédure complémentaire d’encadrement des études de cycles supérieurs à partir des meilleures stratégies et pratiques d’encadrement issues des travaux d’actualisation de la politique, mais adaptées à leur réalité.

2. Que le Vice-rectorat à la vie académique, en collaboration avec les facultés et le Service du personnel enseignant, procède à un rappel auprès du personnel enseignant du fait que les étudiantes et les étudiants ont un droit d’accès reconnu à toute l’information pertinente justifiant l’évaluation et la notation de leurs travaux et examens, et ce, avant de s’engager dans un processus formel de modification et de révision de note.

3. Que les services administratifs et académiques revoient ou élaborent une politique de communication efficace et adaptée à leur mandat et à leurs ressources.

Que les services administratifs et académiques se dotent d’un processus de traitement des doléances simple, efficace et respectueux.

2013-2014  

1. Attendu que les conditions générales d’admission aux études de cycles supérieurs ne permettent pas de traiter les demandes d’admission d’étudiantes et d’étudiants qui, pour des motifs légitimes, peuvent justifier leur faible moyenne cumulative au premier cycle tout en étant capable de démontrer leur capacité de répondre aux exigences d’un programme d’études supérieures.

Je recommande que le Bureau de la vice-rectrice aux études et à la vie étudiante, en collaboration avec les services concernés, évalue le bien-fondé d’élaborer une procédure exceptionnelle de cheminement d’une recommandation d’admission dans le cas d’une candidature qui ne répond pas aux critères d’admission prédéterminés par un comité de programme de cycles supérieurs, mais qui, pour des raisons valables, justifierait une recommandation d’admission exceptionnelle.

2. Que le Bureau de la vice-rectrice aux études et à la vie étudiante, en collaboration avec les responsables facultaires, évalue les avantages de prévoir, en plus de la période déjà allouée, une période en classe où les étudiantes et les étudiants seraient invités à remplir le questionnaire d’évaluation des enseignements en ligne, après avoir été informés des garanties de confidentialité du processus et de l’importance des objectifs visés par le processus d’évaluation des enseignements.

2012-2013  

1. Que la Direction de l’Université identifie des moyens pour améliorer la communication verbale et écrite entre les services administratifs et académiques de l’Université et la population étudiante dans la gestion courante des demandes et plaintes qui leur sont soumises.

Que le personnel de l’Université soit informé de la procédure à suivre et des différentes ressources mises à sa disposition lorsqu’une situation nécessiterait de faire intervenir un tiers, comme, par exemple, le Service de la prévention et de la sécurité, le Bureau d’intervention et de prévention en matière de harcèlement ou un des services spécialisés des Services à la vie étudiante.

2. Que le Service du personnel enseignant en collaboration avec les directions des départements s’assurent que toutes les enseignantes et tous les enseignants connaissent leurs obligations envers les étudiantes et les étudiants concernant les délais de remise des notes, les modalités d’accès aux travaux corrigés, ainsi que les informations à fournir relativement à l’évaluation et à la notation. 

3. Que le Vice-rectorat à la vie académique actualise et précise le mandat d’un comité de révision de note ainsi que le processus de révision, afin d’en assurer la légitimité, l’efficacité et la crédibilité.

4. Que l’article 6.12.4 du Règlement des études de premier cycle et l’article 9.9.4 du Règlement des études de cycles supérieurs soient modifiés afin qu’un comité de révision soit clairement autorisé à remplacer l’échec attribué à une activité de formation pratique par une mention comme le symbole #, lorsqu’il constate que les problèmes rencontrés ne relèvent pas de la seule responsabilité de la ou du stagiaire.

5. Que la direction d’un programme d’études de cycles supérieurs vérifie, au moment de la formation d’un jury, que le délai de transmission du rapport d’évaluation d’un mémoire ou d’une thèse peut être respecté.

Que la direction d’un programme d’études de cycles supérieurs s’assure d’être mise au courant de tout retard dans la transmission du rapport d’évaluation afin de pouvoir en informer l’étudiante ou l’étudiant le plus rapidement possible.

6. Que des modifications soient apportées au Règlement des études de cycles supérieurs afin de lever toute confusion quant aux critères généraux et spécifiques applicables à une admission dans un programme de deuxième ou troisième cycle à l’UQAM.

2011-2012  

1. Que le Vice-rectorat à la vie académique et le Vice-rectorat aux ressources humaines, en collaboration avec les facultés, s’assurent que le personnel académique et administratif est informé des ressources ainsi que des moyens mis à sa disposition pour rencontrer ses obligations légales et soutenir la réussite du projet d’études des personnes admises dans un programme, mais qui sont aux prises avec des problèmes de santé mentale.

2. Que le Vice-rectorat aux ressources humaines procède à un rappel auprès de l’ensemble du personnel de ses obligations et de ses responsabilités concernant le droit de toute personne au respect de sa vie privée et à la protection de ses renseignements personnels.

3. Que toute personne ayant constaté et dénoncé une infraction en vertu du Règlement sur les infractions de nature académique soit convoquée pour témoigner des faits devant les différentes instances prévues au règlement, quand son témoignage constitue un élément essentiel de la preuve de la commission d’une infraction.

2010-2011  

1. Que des modifications soient apportées au Règlement des études de cycles supérieurs afin qu’une étudiante, qu’un étudiant qui doit procéder à des corrections majeures à son mémoire ou à sa thèse, recommence à payer des frais de scolarité à compter du trimestre où la directrice, le directeur du programme l’informe officiellement de la décision du jury d’évaluation, des corrections à faire et du délai qui lui est accordé pour les effectuer.

2. Que toute l’information pertinente soit fournie aux étudiantes et aux étudiants qui s’inscrivent à des cours d’appoint qui sont mis automatiquement hors programme et dont les crédits ne sont pas reconnus, notamment lors d’une demande d’admission.

2009-2010  

1. Que le Vice-rectorat à la vie académique en concertation avec le Bureau de la registraire établissent et diffusent des directives claires à tout le personnel enseignant quant à la note finale à attribuer à des étudiantes et des étudiants qui ont peu ou pas assisté à un cours afin de pouvoir distinguer les échecs attribués au terme d’une évaluation des prestations, des échecs attribuables à des abandons qui n’ont pas été signifiés.

2. Que le vice-recteur aux Ressources humaines et la vice-rectrice au Soutien académique et à la vie étudiante invitent les membres du groupe de travail sur l’amélioration de la qualité des services aux étudiantes et aux étudiants à élaborer des pratiques qui tiennent compte des conditions particulières imposées aux étudiantes et aux étudiants internationaux pour l’obtention de leur permis d’études.

3. Que le Vice-rectorat à la vie académique en concertation avec les Facultés favorisent un juste équilibre des aspects préventifs, pédagogiques et coercitifs dans l’interprétation et l’application du Règlement sur les infractions de nature académique, entre autres, en rappelant au personnel enseignant que par respect pour leurs étudiantes et leurs étudiants, elles et ils ont la responsabilité première d’exercer leur jugement dans l’analyse d’une infraction potentielle, avant d’engager la procédure formelle.

2006-2007  

1. Que le Vice-rectorat aux études et à la vie étudiante, le Registrariat et les Services à la vie étudiante examinent la situation des étudiantes, des étudiants internationaux exclus de l’Université en cours de trimestre. Notamment que soit évaluée la possibilité du maintien du statut d’étudiante, d’étudiant jusqu'à la fin du trimestre ainsi que les moyens pour faciliter le passage à un autre programme, le cas échéant.

2. Que les Services financiers diffusent l’information quant aux critères qui servent à évaluer les demandes d’arrangement financier présentées par les étudiantes et les étudiants.

3. Que le Vice-rectorat aux études et à la vie étudiante et le Vice-rectorat aux ressources humaines de concert avec les facultés examinent les moyens d'améliorer la qualité des rapports entre les personnels de l'Université et les étudiantes et les étudiants. Notamment, que soit étudiée l'opportunité pour l'Université d'adopter une politique ayant pour objet de promouvoir l'accueil, l'encadrement et la qualité du service aux étudiantes et aux étudiants.

2005-2006  

1. Que les facultés de concert avec le vice-rectorat aux études et à la vie étudiante se dotent de politiques élaborant une procédure relative au traitement des demandes des étudiantes et des étudiants (annulation de cours, de session, report d'examen, remise d'un travail, etc.) pour cause de maladie et pour des raisons familiales ou autres raisons personnelles. Cette procédure devrait comprendre un mécanisme d'appel au niveau facultaire.

2. Que l'Université adopte une politique concernant le statut des stagiaires postdoctoraux.

3. Que l'article 6.6.4 du Règlement des études de premier cycle précise non seulement le nombre maximum de cours, mais également le nombre maximum de crédits pouvant faire l'objet d'un abandon autorisé.

4. Que le vice-rectorat aux études et à la vie étudiante et le vice-rectorat aux ressources humaines de concert avec les facultés examinent les moyens d'améliorer la qualité des rapports entre les personnels de l'Université et les étudiantes et les étudiants. Notamment, que soit étudiée l'opportunité pour l'Université d'adopter une politique ayant pour objet de promouvoir l'accueil, l'encadrement et la qualité du service aux étudiantes et aux étudiants.

5. Que les modalités de remboursement des cotisations automatiques non obligatoires (CANO) soient revues afin que les étudiantes, les étudiants qui désirent obtenir un remboursement ne soient pas dans l'obligation de se présenter, à chacune des sessions, aux locaux des projets étudiants ainsi financés.

2003-2004  

1. Que l'effort déployé pour améliorer l'information aux étudiantes, aux étudiants relative au régime collectif de soins de santé et dentaires, notamment quant à la procédure de retrait du régime, se poursuive.

2. Que soit examinée la possibilité de simplifier le mode de désinscription au régime collectif de soins de santé et dentaires, notamment en étudiant la faisabilité de ne pas exiger le versement de la prime pour les étudiantes et les étudiants se prévalant du droit de retrait.

3. Que l'étudiante, l'étudiant qui s'est prévalu de son droit de retrait du régime au début d'une session ne soit plus facturé automatiquement pour les sessions subséquentes.

4. Que la facture des droits de scolarité et autres frais identifie clairement:
          a. les montants dus à titre de primes d'assurance.
          b. le montant total de la prime annuelle et la portion pour la session facturée.
          c. une référence indiquant où l'étudiante, l'étudiant peut obtenir plus d'informations.

5. Que soit précisée la définition de l'évaluation commune prévue à l'article 6.9.6 du Règlement des études de 1er cycle afin que cette évaluation lie les étudiantes, les étudiants et les enseignantes, les enseignants de tous les groupes-cours d'un même sigle à l'intérieur d'une même session.

6. Que l'Université informe la communauté de l'existence et du contenu de la Politique d'intégration des étudiantes handicapées, des étudiants handicapés. Celle-ci devrait apparaître dans le recueil des politiques et sur le site de l'Université.

7. Que la Politique d'intégration des étudiantes handicapées, des étudiants handicapés soit mise à jour.

8. Que le comité prévu à la Politique d'intégration des étudiantes handicapées, des étudiants handicapés pour la réalisation des plans d'intervention, soit mis sur pied.

2002-2003  

1. Que le Règlement des études de deuxième et troisième cycles prévoit, comme le Règlement des études de premier cycle, que l'étudiante, l'étudiant a le droit de consulter la copie corrigée de ses travaux et examens et d'accéder aux informations relatives à son évaluation et à sa notation.

2. Que le Règlement des études de deuxième et troisième cycles reprenne les dispositions relatives à l'entente d'évaluation qui sont contenues au Règlement des études de premier cycle.

3. Que l'Université adopte une politique relative aux salariées étudiantes, salariés étudiants, notamment les assistantes, les assistants de recherche, les correctrices, les correcteurs et les auxiliaires d'enseignement. L'objectif de cette politique serait de préciser et d'harmoniser les conditions de travail, particulièrement la rémunération, et de prévoir un recours advenant une mésentente.

2001-2002  

Recommandations réitérées

RECOMMANDATION # 1 DU RAPPORT 1997-1998
Que les départements assurent un suivi rigoureux des échéances en ce qui concerne les délais de remise de notes prévus au calendrier universitaire et en ce qui concerne les délais de remise des évaluations de mémoire et de thèse prévus au Règlement des études de deuxième et troisième cycles.

RECOMMANDATION # 5 DU RAPPORT 1997-1998
Lorsqu'un département adopte un barème de notation pour les cours sous sa juridiction, que ce barème soit appliqué par l'ensemble des enseignantes et des enseignants de ce département.

RECOMMANDATION # 6 DU RAPPORT 1997-1998
Que les instances concernées de concert avec les responsables des études avancées étudient la possibilité de rendre obligatoire la présence d'un membre externe sur les jurys d'évaluation des mémoires de maîtrise ou que soit rendu possible sur requête motivée d'une étudiante, d'un étudiant, en l'absence d'une personne externe siégeant sur le premier jury, de soumettre le mémoire à un deuxième jury d'évaluation.

RECOMMANDATION # 4 DU RAPPORT 2000-2001
Que le Vice-rectorat à la formation de concert avec les facultés et les secteurs élaborent une procédure relative aux diverses demandes des étudiantes et des étudiants pour cause de maladie.

RECOMMANDATION # 17 DU RAPPORT 1997-1998
Que l'Université étudie l'opportunité d'adopter un Code de déontologie pour les professeurs et les professeurs. Ainsi pourraient être consolidées dans un même document les normes déjà existantes ayant trait à l'éthique et à la déontologie en y ajoutant notamment des normes relatives aux relations professeurs-étudiants et aux relations interpersonnelles entre professeures, professeurs.

Recommandation 2001-2002

RECOMMANDATION # 1 DU RAPPORT 2001-2002
Que l'Université se dote d'une politique relative à l'encadrement des étudiantes, des étudiants aux cycles supérieurs. Cette politique devrait traiter notamment des principes et des normes qui doivent guider cet encadrement, de même que les responsabilités des programmes, des directrices et directeurs de recherches ainsi que celles des étudiantes, des étudiants.

1999-2000  

1. Que le Conseil d'administration précise le rôle de l'ombudsman relativement aux suivis des suites données aux recommandations contenues aux rapports annuels.

2. Que les personnes responsables de l'application du Règlement no 5 sur les études de premier cycle et du Règlement no 8 sur les études de cycles supérieurs examinent l'opportunité d'harmoniser les dispositions de ces règlements relatives à l'entente d'évaluation.

3. Que le registrariat étudie la possibilité de déterminer au calendrier universitaire la date limite d'abandon avec remboursement et la date limite d'abandon sans remboursement ni mention d'échec, pour les cours-année suivis aux trois cycles.

4. Que le Rectorat, responsable de l'application de la Politique sur les relations interethniques, de concert avec les facultés et écoles concernées, précisent l'étendue et les modalités de l'obligation d'accommodement de l'Université, facultés et écoles envers les étudiantes, les étudiants qui ne peuvent se présenter à un examen en raison de leurs croyances religieuses.

5. Que l'Université formalise les suites qu'elle entend donner au rapport annuel de l'ombudsman en présentant au Conseil d'administration un bilan des mesures prises au cours de l'année suivant le dépôt de ce rapport, en réponse à ses diverses recommandations.

1998-1999  

1. Que pour les comptes en souffrance, l'Université instaure un système de rappel.

2. Que la possibilité d'arrangements financiers soit offerte même après l'avis final, avant le transfert à une agence de recouvrement.

3. Que le Vice-rectorat à la formation de concert avec les facultés et les secteurs voient à améliorer les mesures de dépistage des étudiantes et des étudiants en difficulté ainsi que les mesures de rattrapage.

4. Que le Vice-rectorat à la formation de concert avec les facultés et les secteurs élaborent une procédure relative aux diverses demandes des étudiantes et des étudiants pour cause de maladie.

5. Que l'Université sensibilise le ministère de l'Éducation aux problèmes vécus par les étudiantes et les étudiants contraints d'abandonner des cours pour cause de maladie et qui bénéficient de l'aide financière du Ministère.

6. Que l'Université mette à jour le Règlement 12, Règlement sur l'informatique et la téléinformatique, particulièrement en actualisant l'article 2.5 relatif aux politiques, règles d'utilisation et codes d'éthique.

7. Que le Service de l'informatique et des télécommunications fasse mieux connaître les normes d'utilisation du courrier électronique et de l'internet.

8. Que le Service des ressources humaines de l'UQAM en collaboration avec les facultés et les secteurs élaborent une démarche visant à sensibiliser l'ensemble des personnels de l'UQAM à la qualité du service à offrir aux étudiantes et aux étudiants.

9. Que l'Université, notamment le Secrétariat général et le Registrariat, déploie des efforts plus soutenus afin que l'information relative aux programmes et aux droits et obligations des membres de la communauté universitaire soit mieux compréhensible, mise à jour et aisément disponible.

10. Que l'Université formalise les suites qu'elle entend donner au rapport annuel de l'ombudsman en présentant au Conseil d'administration un bilan des mesures prises au cours de l'année suivant le dépôt de ce rapport, en réponse à ses diverses recommandations.

1997-1998  

1. Que les départements assurent un suivi rigoureux des échéances en ce qui concerne les délais de remise de notes prévus au calendrier universitaire et en ce qui concerne les délais de remise des évaluations de mémoire et de thèse prévus au Règlement des études de deuxième et troisième cycles.

2. Que les départements ou les secteurs sensibilisent les professeures et professeurs ainsi que les chargées et chargés de cours à l'importance d'ententes d'évaluation claires et les guident, particulièrement lorsqu'ils débutent leur carrière à l'Université, dans la préparation de tels documents.

3. Que les programmes comportant des stages apportent un soin particulier aux ententes d'évaluation; particulièrement en ce qui concerne les attentes que doivent satisfaire les étudiantes, les étudiants et en ce qui concerne les rôles respectifs des personnes-ressources.

4. Que l'Université favorise la mise en place de conditions permettant un encadrement plus soutenu des étudiantes et des étudiants en stage.

5. Lorsqu'un département adopte un barème de notation pour les cours sous sa juridiction, que ce barème soit appliqué par l'ensemble des enseignantes et des enseignants de ce département.

6. Que les instances concernées de concert avec les responsables des études avancées étudient la possibilité de rendre obligatoire la présence d'un membre externe sur les jurys d'évaluation des mémoires de maîtrise ou que soit rendu possible sur requête motivée d'une étudiante, d'un étudiant, en l'absence d'une personne externe siégeant sur le premier jury, de soumettre le mémoire à un deuxième jury d'évaluation.

7. Que le calendrier universitaire qui détermine les délais de paiement des comptes étudiants, tienne compte du calendrier de l'aide financière, soit des dates de réception des chèques de prêts et bourses.

8. Dans l'éventualité de compressions budgétaires additionnelles, que des études d'impacts sur l'encadrement et les services directs aux étudiantes et aux étudiants soient effectuées.

9. Que la formation "service à la clientèle" des employées et des employés soit accélérée.

10. Que la réorganisation du travail priorise le service aux étudiantes et aux étudiants.

11. Que le service responsable des comptes étudiants prenne les mesures nécessaires afin que les relevés de compte soient simplifiés et plus aisément compréhensibles.

12. Que pour le traitement des demandes d'arrangement financier avec les étudiantes et les étudiants, l'Université édicte et fasse connaître des critères et des paramètres qui permettent le plus possible des applications objectives et explicables.

13. Que l'Université mette sur pied un comité ayant pour mandat de déterminer le statut d'une personne venue de l'étranger pour effectuer un stage post-doctoral. Ce comité devrait comprendre notamment des représentantes, des représentants du service des ressources humaines, du registrariat, des affaires juridiques, des services aux étudiants ainsi que des études avancées et de la recherche.

14. Que l'Université assume pour les sessions d'automne 1997 et d'hiver 1998 le montant forfaitaire pour étudiantes et étudiants canadiens non résidents du Québec.
Que pour les sessions à venir, l'information pertinente soit transmise en temps voulu aux étudiantes et aux étudiants concernés et que la facturation de ce montant forfaitaire soit inclue dans le processus normal de facturation des frais de scolarité.

15. Que le service responsable de la perception des comptes étudiants adopte une véritable "approche client".
Qu'une formation en ce sens soit offerte au personnel de ce service.

16. Que l'Université adopte une Charte des droits des étudiantes et des étudiants.

17. Que l'Université étudie l'opportunité d'adopter un Code de déontologie pour les professeures et les professeurs. Ainsi pourraient être consolidées dans un même document les normes déjà existantes ayant trait à l'éthique et à la déontologie en y ajoutant notamment des normes relatives aux relations professeurs-étudiants et aux relations interpersonnelles entre professeures, professeurs.

18. Que l'Université formalise désormais les suites qu'elle entend donner au rapport annuel de l'ombudsman en présentant au Conseil d'administration un bilan des mesures prises au cours de l'année suivant le dépôt de ce rapport, en réponse à ses diverses recommandations.

 

Suivis des recommandations

Document présenté au conseil d'administration le 20 novembre 2001

1997-1998